Donner accès à votre traiteur, DJ ou planificatrice

Donnez à chaque fournisseur une vue à jour, en lecture seule, de ce dont il a besoin, et rien d’autre. Votre traiteur voit le nombre de repas, votre DJ voit l’horaire et votre planificatrice a une vue d’ensemble.

Inviter un fournisseur

1. Ouvrez la page Fournisseurs

   Dans votre tableau de bord, allez à Fournisseurs (dans votre tableau de bord : Fournisseurs) et sélectionnez « Inviter un fournisseur ».

2. Entrez son courriel et son type

   Saisissez la vraie adresse courriel du fournisseur. Choisissez un « Type de fournisseur » : Planificateur, Traiteur, DJ / groupe, Photographe, Salle, Fleuriste ou Autre. Vous pouvez aussi ajouter un « Nom (facultatif) », comme le nom de son entreprise, pour le repérer facilement dans votre liste.

3. Choisissez ce qu’il peut voir

   Chaque type de fournisseur commence avec une sélection de sections adaptée. Ajustez-la sous « Ce qu’il peut voir » :

   • « Nombre d’invités et RSVP » : totaux des présents, absents et en attente, par événement.
   • « Horaire et lieux » : votre déroulement, vos événements et vos lieux.
   • « Repas et restrictions » : nombre de repas, ainsi que le choix et les besoins alimentaires de chaque invité présent.
   • « Plan de salle » : les tables et qui s’y assoit, avec les noms seulement.
   • « Liste d’invités » : noms, groupes et statut de RSVP.
   • « Coordonnées des invités » : ajoute les courriels, numéros de téléphone et adresses postales.

4. Envoyez l’invitation

   Sélectionnez « Envoyer l’invitation ». Nous envoyons au fournisseur un courriel avec un lien pour consulter les détails de votre mariage.

Les fournisseurs ont un accès en lecture seule. Ils peuvent consulter, imprimer et télécharger un CSV, mais ils ne peuvent rien modifier.

Partager des renseignements sur vos invités

• Si vous choisissez « Coordonnées des invités », les noms sont partagés aussi : la section « Liste d’invités » est ajoutée pour vous. Nous affichons d’abord un avertissement, car les courriels, numéros de téléphone et adresses postales de vos invités seront partagés avec ce fournisseur.
• Les repas et le plan de salle affichent le nom des invités, jamais leurs coordonnées.
• Dans l’onglet « Repas », la table de chaque invité n’apparaît que si vous partagez aussi le « Plan de salle ». Partagez les deux avec votre traiteur s’il doit servir les repas table par table.

Comment un fournisseur se connecte

Les fournisseurs n’ont pas de mot de passe. Ils ouvrent le lien de leur courriel d’invitation, entrent l’adresse courriel à laquelle vous les avez invités, et nous leur envoyons par courriel un code à 6 chiffres. Ils doivent utiliser la même adresse que celle de votre invitation. Si le code expire, ils peuvent en demander un nouveau.

Modifier, renvoyer ou retirer l’accès

Chaque fournisseur de votre liste a un bouton « Voir ce qu’il voit », qui prévisualise sa vue (consultez Voir exactement ce que voit un fournisseur), et un menu ⋯ avec :

• « Modifier l’accès » : changer les sections qu’il voit. « Les changements s’appliquent immédiatement » : le fournisseur les verra au prochain chargement de la page.
• « Renvoyer l’invitation » : envoyer le courriel de nouveau. Vous pouvez envoyer ou renvoyer une invitation au même fournisseur jusqu’à 3 fois par jour.
• « Voir l’activité » : voir ce qu’il a consulté, exporté ou téléchargé, et quand.
• « Révoquer l’accès » : il perd l’accès immédiatement et est indiqué comme « Révoqué ».

Une fois l’accès d’un fournisseur révoqué, le menu ⋯ propose :

• « Réinviter » : lui redonner accès.
• « Supprimer le fournisseur » : le fournisseur et son historique d’accès sont retirés de votre liste. Cette action est irréversible, mais vous pourrez toujours l’inviter de nouveau.

Quand l’accès prend fin

L’accès des fournisseurs prend fin 60 jours après la date de votre mariage. Il est aussi mis en pause si votre période d’essai se termine ou si votre forfait n’est plus actif, et revient dès que votre forfait est actif. Il est impossible d’envoyer de nouvelles invitations une fois la période d’accès terminée.