Envoyer des courriels et des textos à vos invités

Tout ce que vous envoyez à vos invités part du même endroit : Envoyer des messages (dans votre tableau de bord : Envoyer des messages). Vous choisissez un type de message, les destinataires, vous vérifiez, puis vous envoyez. Le message part par courriel, et aussi par texto pour les invités qui ont accepté de recevoir des SMS.

Envoyer un message

1. Choisir un type

   Sous « 1. Choisir le type », sélectionnez le message à envoyer. Les types sont décrits plus bas.

2. Choisir les destinataires

   Sous « 2. Destinataires et envoi », nous présélectionnons les invités concernés par le type choisi (par exemple, tout le monde pour « Invitations », les invités sans réponse pour « Rappels RSVP »). Ajustez la sélection au besoin : cochez les invités voulus. Vous pouvez chercher par nom, courriel ou téléphone, filtrer par « Tous les invités », « Présents », « En attente », « Absents » ou « Sans coordonnées », utiliser « Tout sélectionner » ou restreindre la liste avec « Étiquettes ». La barre du bas indique combien d’invités sont sélectionnés et combien sont joignables.

3. Vérifier et envoyer

   Sélectionnez « Vérifier et envoyer ». Modifiez l’objet et le message lorsque le type le permet, utilisez « Aperçu du courriel » pour voir ce que recevront vos invités, puis sélectionnez « Envoyer à # invités ».

Les types de messages

• « Réservez la date » est un avis préalable pour que les invités réservent la date. Il part par courriel seulement.
• « Invitations » envoie vos invitations RSVP par courriel, avec le code d’invitation de chaque invité. Elles partent par courriel seulement.
• « Rappels RSVP » relance les invités qui n’ont pas répondu. Seuls les invités sans réponse sont inclus.
• « Sélection du repas » envoie le formulaire de sélection du repas. Seuls les invités présents sont inclus.
• « Rappels de repas » rappelle aux invités de choisir un repas. Seuls les invités présents sont inclus.
• « Plans de table » partage le lien de votre plan de table. Seuls les invités présents sont inclus.
• « Message personnalisé » est une note libre aux invités que vous sélectionnez.

Si vous n’avez pas encore créé vos services de repas, les types liés aux repas affichent « Configurez d’abord les repas ». Configurez-les en suivant Proposer des choix de repas, puis revenez.

La liste affiche une ligne par groupe. Cocher un groupe envoie le message à tous ses membres concernés par ce type, par exemple un invité et son accompagnateur.

Quand vos invités reçoivent aussi un texto

Un invité ne reçoit un texto que s’il a un numéro de téléphone et qu’il a accepté de recevoir des SMS. Il l’accepte en cochant la case de consentement aux SMS dans le formulaire RSVP. Un invité qui n’a pas encore répondu n’a donc pas donné son accord. C’est pourquoi « Réservez la date » et « Invitations » partent par courriel seulement. Nous n’envoyons pas de texto aux invités qui n’ont pas accepté, même si vous avez ajouté leur numéro vous-même.

Pour tous les autres types, les invités qui ont accepté reçoivent aussi une version texto du message. Ceux qui ont une adresse courriel reçoivent également le courriel. L’écran de vérification répartit votre sélection entre « Courriel seulement », « SMS seulement », « Les deux méthodes » et « Injoignables » pour que vous voyiez qui reçoit quoi avant d’envoyer.

Si certains invités sélectionnés ont un numéro de téléphone mais n’ont pas accepté, l’écran de vérification vous indique combien et les énumère. Ils ne recevront que le courriel, à moins qu’ils n’optent pour les SMS dans le formulaire RSVP. Les invités sans courriel qui n’ont pas accepté les SMS apparaissent comme injoignables.

Les textos sont courts. Pour « Rappels RSVP » et « Message personnalisé », l’écran de vérification affiche un compteur de longueur du SMS qui vous avertit lorsque votre message serait découpé en plusieurs textos ou qu’il est trop long pour être envoyé. Pour éviter les textos avec l’un de ces deux types, activez « Envoyer par courriel seulement ».

Si le mode « Réservez la date » est toujours actif

Quand vous choisissez « Invitations » alors que votre site affiche encore la carte « Réservez la date », un avertissement indique que le mode « Réservez la date » est toujours actif. Vos invités qui suivraient leur invitation arriveraient sur la carte plutôt que sur votre site complet. Désactivez-le dans Réservez la date (dans votre tableau de bord : Réservez la date) avant d’envoyer.

Voir ce qui a été envoyé

Communications (dans votre tableau de bord : Communications) conserve l’historique de chaque courriel et texto envoyé. Vous voyez qui l’a reçu et son statut : « Envoyé », « Livré », « Échoué », « Rejeté » ou « Signalé comme indésirable ». Consultez-le si un invité dit n’avoir rien reçu.